Apie ERP dažniausiai pradedama galvoti tada, kai įmonė jau turi apskaitos programą, kelis Excel failus, el. parduotuvę ar gamybos planą, ir vis daugiau laiko praleidžiama juos derinant tarpusavyje. Šiame straipsnyje paprastai paaiškinu, kas yra ERP, kuo ji skiriasi nuo apskaitos programos ir kaip nuspręsti, ar jos reikia jūsų įmonei.
Kas yra ERP sistema
ERP yra angliško pavadinimo „Enterprise Resource Planning“ santrumpa, lietuviškai dažniausiai vadinama įmonės išteklių planavimo sistema. Svarbiausia jos savybė yra ne funkcijų skaičius, o tai, kad visos sritys naudoja tuos pačius duomenis.
Pavyzdžiui, kai pardavimų vadybininkas įveda užsakymą, sandėlis iš karto mato, kokias prekes rezervuoti, pirkimų specialistas mato, ko trūks, o vadovas mato, kiek užsakymų šią savaitę. Niekas nieko neperrašo iš vieno failo į kitą.
Kokias sritis apima ERP
Didelės ERP programos parduodamos moduliais. Ne kiekvienai įmonei reikia visų, ir būtent modulių pasirinkimas labiausiai lemia sistemos kainą ir sudėtingumą.
| Sritis | Ką joje tvarko | Kam jos reikia |
|---|---|---|
| Pardavimai ir užsakymai | Pasiūlymai, užsakymai, jų būsenos ir terminai | Kai užsakymus vykdo keli žmonės ar skyriai |
| Pirkimai | Ką, kada ir iš kurio tiekėjo užsakyti | Kai tiekėjų daug, o terminai skirtingi |
| Sandėlis ir atsargos | Likučiai, judėjimai, rezervai, keli sandėliai | Kai prekės laikomos keliose vietose ar jų daug |
| Gamyba | Specifikacijos, medžiagų poreikis, gamybos užsakymai | Kai gaminate patys |
| Finansai ir apskaita | Sąskaitos, mokėjimai, didžioji knyga | Visoms įmonėms, bet dažnai tai lieka apskaitos programoje |
| Personalas | Darbo laikas, atlyginimai | Dažniausiai tvarkoma atskiroje programoje |
| Ataskaitos | Pardavimai, atsargų vertė, marža | Vadovui, kad nereikėtų jungti failų |
ERP ar apskaitos programa
Daugelis Lietuvos įmonių naudoja buhalterinės apskaitos programą su sandėlio moduliu ir klausia, ar tai jau ERP. Riba nėra griežta, bet skirtumas yra paskirtyje:
- Apskaitos programa pirmiausia fiksuoja tai, kas jau įvyko, kad buhalterija galėtų paruošti ataskaitas ir sumokėti mokesčius.
- ERP sistema padeda planuoti ir valdyti kasdienį darbą: ką gaminti, ką užsakyti, kurį užsakymą vykdyti pirmą.
Jei jūsų apskaitos programos sandėlio modulio užtenka kasdieniam darbui, ERP gali ir nereikėti. Jei sandėlininkai, gamyba ar vadybininkai dirba savo Excel failuose, nes apskaitos programa jiems per sudėtinga ar per lėta, tai ženklas, kad trūksta būtent veiklos valdymo dalies.
Kada mažai įmonei reikia ERP
ERP nereikia vien todėl, kad įmonė auga. Verta apie ją galvoti, kai atpažįstate kelis iš šių ženklų:
- tie patys duomenys, pavyzdžiui prekių kodai ar kainos, laikomi keliose vietose ir ne visada sutampa;
- užsakymas perrašomas kelis kartus: iš laiško į lentelę, iš lentelės į apskaitos programą;
- kad atsakytų į paprastą klausimą, pavyzdžiui „ar spėsime iki penktadienio?“, žmogus turi atsidaryti kelis failus ar paskambinti kolegai;
- vadovas mato skaičius tik kartą per mėnesį, kai kas nors sujungia failus;
- klaidos atsiranda ne dėl neatidumo, o dėl to, kad informacija pasiekia žmogų per vėlai.
Jei su duomenimis dirba vienas ar du žmonės, o procesas paprastas, ERP dažniausiai per didelis žingsnis. Tada daugiau naudos duos sutvarkyti esamus failus. Daugiau apie tai rašiau straipsnyje kada įmonei nebeužtenka Excel.
Nuo ko priklauso ERP kaina
Konkrečių kainų čia nerašysiu, nes jos labai skiriasi tarp tiekėjų ir projektų. Bet dalys, iš kurių susideda ERP kaina, beveik visada tos pačios:
- Licencijos. Dažnai mokama už kiekvieną vartotoją kas mėnesį, todėl kaina auga kartu su komanda.
- Moduliai. Gamyba, sandėlis ar CRM gali būti parduodami atskirai.
- Diegimas. Nustatymai, procesų aprašymas ir mokymai, dažnai skaičiuojami valandomis.
- Duomenų perkėlimas. Prekės, klientai, likučiai ir specifikacijos iš esamų failų.
- Pritaikymas. Viskas, kas nepatenka į standartinius nustatymus, kainuoja papildomai.
- Integracijos. Ryšys su el. parduotuve, apskaitos programa ar kitomis sistemomis.
- Palaikymas. Atnaujinimai, pagalba ir pakeitimai po paleidimo.
Prašydami pasiūlymo, paprašykite visų metų kainos su visais vartotojais, moduliais, diegimu ir palaikymu. Tik tada pasiūlymus galima palyginti tarpusavyje ir su tuo, kiek šiandien kainuoja rankinis darbas. Kaip tą darbą įvertinti, aprašiau straipsnyje kiek kainuoja rankinis darbas.
Kuo skiriasi individualios sistemos kainodara ir ką paruošti prieš prašant pasiūlymo, plačiau aprašiau straipsnyje kiek kainuoja individuali ERP sistema.
Gatavas ERP ar individuali sistema
| Klausimas | Gatavas ERP | Individuali ERP tipo sistema |
|---|---|---|
| Kiek sričių apima | Daug, net jei visų nereikia | Tik tas, kurių reikia |
| Kas prisitaiko | Įmonė prie programos | Programa prie įmonės proceso |
| Kaip mokama | Licencijos, dažnai už vartotoją | Kūrimas etapais, talpinimas ir palaikymas |
| Kam priklauso | Tiekėjui, jūs turite teisę naudotis | Kodas ir duomenys priklauso jums |
| Kada tinka | Procesai standartiniai | Procesas savitas arba reikia tik kelių sričių |
Gatavas ERP nėra blogas pasirinkimas. Jei jūsų procesai panašūs į daugumos tos šakos įmonių, jis dažnai bus greitesnis ir pigesnis kelias. Individuali sistema prasminga, kai standartinė programa verčia keisti gerai veikiantį darbą arba kai mokėtumėte už dešimt modulių, o naudotumėte du. Kaip toks sprendimas atrodo praktiškai, aprašiau puslapyje apie individualią ERP sistemą, o gamybos įmonėms skirtus klausimus tiekėjui rasite straipsnyje kaip išsirinkti gamybos valdymo programą.
Kaip pradėti
Nepriklausomai nuo to, ką pasirinksite, patikimiausia pradėti nuo vienos srities, kuri kainuoja daugiausia: sandėlio likučių, užsakymų būsenų ar medžiagų poreikio gamybai. Kai ji naudojama kasdien, aišku, ko trūksta toliau, o kiekvienas kitas modulis remiasi jau sutvarkytais duomenimis.
Prieš bet kokį perėjimą verta sutvarkyti esamus duomenis: prekių kodus, matavimo vienetus ir dublikatus. Kaip tai padaryti ir kaip perkelti likučius neprarandant istorijos, aprašiau straipsnyje kaip pereiti nuo Excel prie sistemos.
Kaip kelios sritys atrodo sujungtos vienoje sistemoje, galite pamatyti demonstracinėje sandėlio ir gamybos sistemoje. Joje esanti įmonė ir visi duomenys yra išgalvoti.