Kai įmonė nusprendžia pereiti nuo Excel failų prie sistemos, ar tai būtų gatavas ERP, ar individualiai sukurtas įrankis, dažniausias nerimas yra duomenys. Metų metus kaupti failai, kuriuose yra viskas, ko reikia, bet ne visada taip, kaip reikia. Žemiau aprašiau, kaip perėjimą padaryti tvarkingai ir nieko svarbaus nepamesti.
1. Surašykite, kur gyvena duomenys
Prieš ką nors perkeliant, verta pamatyti visą vaizdą. Paprasta lentelė padeda išsiaiškinti, kiek iš tikrųjų yra failų ir kuris jų teisingas:
| Duomenys | Kur dabar | Kas tvarko | Teisingas šaltinis |
|---|---|---|---|
| Prekės ir kodai | Sandėlio failas, kainoraštis, apskaitos programa | Sandėlininkas, vadybininkas | Apskaitos programa |
| Likučiai | Sandėlio failas | Sandėlininkas | Inventorizacija |
| Klientai | El. paštas, pardavimų failas | Vadybininkai | Pardavimų failas |
| Specifikacijos | Keli gamybos failai | Technologas | Naujausias technologo failas |
Dažnai paaiškėja, kad tie patys duomenys laikomi trijose vietose, ir jos nesutampa. Geriau tai išsiaiškinti dabar, o ne tada, kai naujoje sistemoje skaičiai nesutaps su tuo, prie ko žmonės įpratę.
2. Sutvarkykite pagrindinius duomenis prieš perkeliant
Sistema netvarkingų duomenų neištaiso, ji tik padaro netvarką labiau matomą. Todėl prieš perkėlimą verta sutvarkyti:
- Kodus. Kiekviena prekė, klientas ir tiekėjas turi vieną kodą. „Ąžuolo plokštė 19“ ir „Ąžuolas 19mm“ turi tapti viena eilute.
- Matavimo vienetus. Jei perkama pakuotėmis, o naudojama vienetais ar metrais, perskaičiavimas aprašomas vieną kartą.
- Dublikatus. Kaip juos rasti, aprašiau straipsnyje kaip rasti ir pašalinti dublikatus Excel, o greitai išvalyti sąrašą galima dublikatų šalinimo įrankiu.
- Skaičius ir datas. Eksportuoti duomenys dažnai išsaugoti kaip tekstas. Kaip tai atpažinti ir pataisyti, rašiau straipsnyje kodėl Excel nesumuoja skaičių ir neatpažįsta datų.
- Nebenaudojamus įrašus. Prekės, kurių nebeperkate ir neparduodate, gali likti archyve, o ne keliauti į naują sistemą.
3. Atskirkite, ką perkelti ir kaip
Ne visus duomenis reikia perkelti vienodai. Patogu juos suskirstyti į keturias grupes:
| Grupė | Pavyzdžiai | Kaip perkelti |
|---|---|---|
| Pagrindiniai duomenys | Prekės, klientai, tiekėjai, specifikacijos, kainos | Visi aktyvūs įrašai, sutvarkyti pagal 2 žingsnį |
| Likučiai | Kiek ko yra kiekviename sandėlyje | Pagal inventorizaciją konkrečiai dienai |
| Atviri dokumentai | Nebaigti užsakymai, laukiami pirkimai | Visi, su dabartine būsena |
| Istorija | Seni pardavimai, judėjimai, užsakymai | Tik tiek, kiek reikia ataskaitoms ir skaičiavimams |
Istorijos kiekis priklauso nuo to, kam ji naudojama. Pavyzdžiui, užsakymo taškams apskaičiuoti užtenka kelių mėnesių sunaudojimo, o pardavimams palyginti su praėjusiais metais reikia bent metų. Visa kita istorija gali likti senuose failuose, kurie lieka prieinami.
4. Pasirinkite perėjimo dieną
Perėjimo diena yra data, nuo kurios nauji įrašai daromi tik naujoje sistemoje. Jai verta pasiruošti:
- pasirinkite ramesnį laikotarpį, ne mėnesio pabaigą ir ne sezono piką;
- likučius suskaičiuokite tą pačią dieną arba užfiksuokite visus judėjimus tarp inventorizacijos ir perėjimo;
- iš anksto susitarkite, kas įveda atvirus užsakymus ir kas patikrina, ar jie perkelti teisingai.
5. Lygiagrečiai dirbkite trumpai
Kurį laiką dirbti abiem būdais atrodo saugu, bet ilgas lygiagretus darbas dažniausiai baigiasi tuo, kad žmonės grįžta prie to, kas pažįstama, o duomenys vėl išsiskiria. Geriau trumpas patikrinimo laikotarpis, po kurio seni failai tampa tik skaitomi. Kai failą galima atidaryti, bet negalima keisti, niekas netyčia nepradeda jo vėl pildyti.
6. Patikrinkite skaičius po perkėlimo
Po perkėlimo verta palyginti kelias kontrolines sumas su senais failais:
- prekių, klientų ir tiekėjų skaičius;
- bendra atsargų vertė ir kiekis kiekviename sandėlyje;
- atvirų užsakymų skaičius ir suma;
- keliolika atsitiktinai parinktų prekių: likutis, kaina, specifikacija.
Jei sumos nesutampa, skirtumą lengviausia rasti dabar, kol žmonės dar prisimena, kaip buvo sename faile.
Ką palikti Excel
Perėjimas prie sistemos nereiškia, kad Excel išnyksta. Vienkartinėms analizėms, skaičiavimams ir ataskaitoms, kurios reikalingos retai, Excel dažnai lieka patogiausias įrankis. Svarbu tik, kad duomenys į jį ateitų iš sistemos eksportu, o ne būtų pildomi rankomis atskirai.
Jei dar sprendžiate, ar perėjimas apskritai reikalingas, perskaitykite kas yra ERP sistema ir ar jos reikia mažai įmonei. Jei jau aišku, kad reikia, apie sistemas, kurias kuriu, rasite puslapiuose apie sandėlio valdymo sistemą ir ERP sistemą iš reikalingų modulių.