Matas Analitika

Užsakymų valdymo sistema

Užsakymų valdymo sistema: kiekvieno užsakymo būsena vienoje vietoje

Kai užsakymai ateina el. paštu ir telefonu, o jų būsena sekama Excel lentelėje ar kieno nors atmintyje, į klausimą „kada bus?“ atsakyti užtrunka. Sukuriu sistemą, kurioje kiekvienas užsakymas turi būseną, atsakingą žmogų ir terminą, o visa komanda mato tą patį.

Aptarkime jūsų užsakymusPeržiūrėti demo sistemą

Kada verta

Kada užsakymams nebeužtenka lentelės

Kol užsakymų nedaug ir juos tvarko vienas žmogus, lentelė veikia. Kai užsakymus priima vieni, vykdo kiti, o klientams atsako treti, informacija pradeda strigti tarp žmonių.

  • Būsenos reikia klausti

    Kad sužinotų, kur užsakymas, vadybininkas skambina į sandėlį ar gamybą arba ieško laiškuose.

  • Užsakymai keliose vietose

    Dalis užsakymų el. pašte, dalis lentelėje, dalis el. parduotuvėje, o bendro vaizdo nėra.

  • Vėlavimas paaiškėja per vėlai

    Kad terminas nespės, sužinoma tada, kai klientas jau skambina.

  • Tas pats suvedama kelis kartus

    Užsakymas perrašomas iš laiško į lentelę, iš lentelės į apskaitos programą ir dar į siuntimo dokumentą.

  • Neaišku, kas atsakingas

    Užsakymas pereina per kelias rankas, ir kartais jis lieka tarp jų.

  • Ataskaitos ruošiamos rankomis

    Kiek užsakymų įvykdyta laiku ir kur dažniausiai stringa, tenka suskaičiuoti atskirai.

Ką gali apimti

Užsakymų valdymo sistemos sritys

Sistema sudaroma iš tų dalių, kurių reikia jūsų procesui. Dažniausiai pradedama nuo užsakymų sąrašo su būsenomis.

  • Užsakymų registras

    Visi užsakymai vienoje vietoje su klientu, prekėmis, kiekiais, kaina ir terminu.

  • Būsenos ir etapai

    Jūsų proceso etapai, pavyzdžiui priimtas, gaminamas, paruoštas, išsiųstas, ir kas užsakymą perkėlė toliau.

  • Atsakingi ir užduotys

    Kiekvienas mato savo užsakymus ir tai, ką reikia padaryti šiandien.

  • Terminai ir įspėjimai

    Užsakymai, kuriems gresia vėlavimas, išskiriami anksčiau, nei apie tai paklausia klientas.

  • Ryšys su sandėliu

    Užsakymui rezervuojamos prekės, o trūkstamos matomos iš karto.

  • Klientų kortelės

    Kliento užsakymų istorija, kontaktai ir sutartos sąlygos vienoje vietoje.

  • Užsakymai iš kitų kanalų

    Užsakymai iš el. parduotuvės ar kitos sistemos, jei ji turi API arba eksportą.

  • Ataskaitos

    Užsakymų kiekiai, vėlavimai ir apyvarta be rankinio skaičiavimo.

Demonstracinis projektas

Kaip gali atrodyti jūsų įmonei pritaikyta sistema

  • Apžvalga su šiandien spręstinais klausimais
  • Atsargų būklė trijuose sandėliuose
  • Gamybos planavimas ir savikainos simuliatorius
  • Kiekvienas skaičius paaiškina savo formulę
Atidaryti demo sistemąKaip sistema veikia

Įmonė ir visi duomenys yra išgalvoti ir sugeneruoti demonstracijai.

Demonstracinės sistemos atsargų būklė: atsargos suskirstytos į penkias grupes ir matyti, kiek pinigų laikoma kiekvienoje

Kaip pradedame

Pirmiausia vienas sąrašas visiems

Didžiausia nauda dažniausiai ateina ne iš sudėtingų funkcijų, o iš to, kad visi užsakymai ir jų būsenos pagaliau yra vienoje vietoje.

  • Pokalbis apie procesą

    Išsiaiškiname, iš kur ateina užsakymai, per kokius etapus jie keliauja ir kur dažniausiai stringa.

  • Užsakymai ir būsenos

    Pirma versija: užsakymų sąrašas su jūsų etapais, atsakingais žmonėmis ir terminais.

  • Esami duomenys perkeliami

    Klientai, prekės ir atviri užsakymai perkeliami iš jūsų lentelių, todėl nereikia jų suvesti iš naujo.

  • Plėtra pagal naudą

    Sandėlis, užsakymai iš kitų kanalų ar ataskaitos pridedami tada, kai pirmoji dalis jau naudojama kasdien.

El. parduotuvė, CRM ar atskira sistema

Kartais užtenka jau turimos programos

Jei užsakymus priimate tik el. parduotuvėje ir jos administravimo skydelio užtenka, atskiros sistemos nereikia. Individuali užsakymų sistema prasminga tada, kai užsakymai ateina keliais kanalais, keliauja per gamybą ar kelis žmones, o standartinė programa neturi jūsų etapų.

Kaip atpažinti, kad lentelių nebeužtenka, aprašiau straipsnyje kada įmonei nebeužtenka Excel.

Visi vidiniai verslo įrankiai

Straipsniai

Prieš priimant sprendimą

Straipsniai apie tai, kaip atpažinti, kad lentelių nebeužtenka, ir kaip pereiti prie sistemos neprarandant duomenų.

Visi straipsniai

Sistemos pagal sritį

Kitos sistemos

Klausimai

Klausimai apie užsakymų valdymo sistemą

Ar tai CRM sistema?

Ne visai. CRM daugiausia skirta pardavimams ir santykiams su klientais iki užsakymo, o užsakymų valdymo sistema seka, kas vyksta po jo: vykdymą, terminus, prekes ir išsiuntimą. Klientų kortelės gali būti jos dalis. Jei jums pirmiausia reikia pardavimų valdymo, verta pasižiūrėti gatavas CRM programas.

Ar sistema susijungs su el. parduotuve?

Jei el. parduotuvės platforma turi API arba leidžia eksportuoti užsakymus, juos galima įkelti automatiškai. Kokia tai platforma, aptariame pirmo pokalbio metu.

Ar sistema veiks sandėlyje ar ceche?

Sistema veikia naršyklėje, todėl ja galima naudotis kompiuteriu, planšete ar telefonu. Sandėlio ar cecho darbuotojams galima paruošti paprastesnį vaizdą, kuriame matyti tik jų užduotys.

Ar galima sujungti su apskaitos programa?

Jei apskaitos programa turi API arba leidžia reguliariai eksportuoti ir importuoti duomenis, ryšį galima sukurti. Kokia tai programa ir kokie duomenys turi keliauti, aptariame pirmo pokalbio metu.

Kiek kainuoja ir kiek laiko užtrunka?

Priklauso nuo etapų, vartotojų ir integracijų skaičiaus. Pirmą veikiančią versiją su užsakymais ir būsenomis paprastai galima turėti per kelias savaites, o tikslūs terminai ir kaina nurodomi pasiūlyme prieš kiekvieną etapą.

Kam priklauso sistema ir duomenys?

Jums. Kodas ir duomenys priklauso jūsų įmonei, todėl sistemą vėliau gali tobulinti ir kitas programuotojas.

Pirmas žingsnis

Papasakokite, kaip keliauja jūsų užsakymai

Aprašykite, iš kur ateina užsakymai, kas juos vykdo ir kur jie dažniausiai stringa. Atsakysiu, nuo ko verta pradėti.

  • Pirmas pokalbis nemokamas.
  • Paprastai atsakau per 1 darbo dieną.
  • Jokių įsipareigojimų iki pasiūlymo.

Patogiau el. paštu? matas.analitika@gmail.com

Duomenis naudosiu tik atsakydamas į žinutę. Privatumo politika