Excel yra vienas geriausių kada nors sukurtų verslo įrankių. Jame galima greitai pradėti, juo moka naudotis beveik kiekvienas darbuotojas, o gerai sutvarkytas failas gali tarnauti metų metus. Todėl klausimas ne tas, ar Excel blogas. Klausimas, kada jis iš pagalbininko tampa kliūtimi.
Žemiau aprašyti septyni ženklai, kurie dažniausiai rodo, kad failai pradėjo stabdyti darbą. Vienas ženklas dar nereiškia, kad reikia naujos sistemos: dažnai užtenka sutvarkyti esamą failą. Tačiau jei atpažinsite tris ar keturis, verta rimtai pagalvoti apie kitą sprendimą.
1. Keli žmonės dirba su tuo pačiu failu, o versijos maišosi
Failas siunčiamas el. paštu, kiekvienas daro savo pakeitimus, o po savaitės atsiranda „Užsakymai_galutinis_v3_Tomo.xlsx“. Kažkieno pakeitimai neišvengiamai pasimeta.
Ką daryti: pirmas žingsnis yra laikyti failą vienoje bendroje vietoje, pavyzdžiui, OneDrive, SharePoint ar Google Drive, kur su juo galima dirbti vienu metu. Jei ir tada kyla konfliktų, nes skirtingi žmonės keičia tuos pačius duomenis, tai jau sistemos poreikis.
2. Failas lėtėja ir vis dažniau lūžta
Dešimtys tūkstančių eilučių, šimtai formulių, nuorodos į kitus failus. Failas atsidaro kelias minutes, o kartais tiesiog užstringa.
Ką daryti: dažnai padeda sutvarkyta struktūra. Duomenis verta laikyti lentelėse, sunkias formules pakeisti Power Query ar suvestinėmis lentelėmis, o istorinius duomenis atskirti nuo aktualių. Jei duomenų kiekis ir toliau auga, jiems reikia duomenų bazės.
3. Nežinia, kas ir kada pakeitė duomenis
Likutis sandėlyje pasikeitė, bet niekas neprisimena kodėl. Kaina buvo pataisyta, bet nežinia kas ir kada tai padarė.
Ką daryti: Excel ir Google Sheets turi versijų istoriją, bet ja nepatogu naudotis, kai reikia atsekti konkretų pakeitimą. Jei svarbu matyti kiekvieno įrašo istoriją, pavyzdžiui, atsargų judėjimą, tai tipinė vieta, kur sistema pranašesnė už failą.
4. Ta pati informacija suvedama keliose vietose
Užsakymas įvedamas į Excel, tada perrašomas į apskaitos programą, o sandėlininkas jį dar kartą pažymi savo lentelėje. Kiekvienas perrašymas yra nauja proga suklysti.
Ką daryti: pirmiausia nustatykite, kur yra pagrindinis duomenų šaltinis. Kartais užtenka automatinio importo ar eksporto tarp sistemų. Jei duomenys keliauja tarp kelių žmonių ir etapų, geriau, kai jie įvedami vieną kartą bendroje sistemoje.
5. Svarbiausią failą supranta tik vienas žmogus
Failą prieš kelerius metus sukūrė kolega, kuris žino, kuriuos langelius galima keisti, o kurių geriau neliesti. Kai jis atostogauja, ataskaitos laukia.
Ką daryti: tai dažniausiai sprendžiama be naujos programos. Failo logiką reikia sutvarkyti, aprašyti ir apsaugoti tas vietas, kurių nereikėtų keisti. Svarbiausia, kad žinios apie procesą nebūtų tik vieno žmogaus galvoje.
6. Ataskaitai paruošti prireikia dienų, o skaičiais vis tiek abejojama
Mėnesio pabaigoje keli žmonės renka duomenis, derina skirtingas versijas ir aiškinasi, kodėl skaičiai nesutampa.
Ką daryti: automatizuokite duomenų surinkimą ir aiškiai aprašykite, kaip skaičiuojamas kiekvienas rodiklis. Ataskaita, kuri atsinaujina pati, ir taisyklės, kurias mato visi, išsprendžia didžiąją dalį abejonių. Kaip tai padaryti, rašiau straipsnyje kaip sujungti kelis Excel failus į vieną lentelę.
7. Skirtingiems žmonėms reikia matyti skirtingą informaciją
Pardavimų vadybininkui nereikia matyti savikainos, sandėlininkui nereikia pardavimų ataskaitų, o vadovas nori matyti viską. Failuose tai pavyksta tik kuriant atskiras kopijas, kurios greitai ima skirtis.
Ką daryti: prieigos teisės yra viena pagrindinių priežasčių kurti vidinį įrankį. Sistemoje kiekvienas vartotojas mato jam skirtą informaciją, o duomenys lieka vienoje vietoje.
Trys keliai, kai Excel nebeužtenka
- Sutvarkyti esamus failus. Tinka, kai problema slypi struktūroje, formulėse ar rankiniuose veiksmuose, o duomenų ir vartotojų nedaug.
- Rinktis standartinę programą. Tinka, kai jūsų procesas panašus į daugelio kitų įmonių ir galite prisitaikyti prie programos logikos.
- Sukurti vidinį įrankį. Tinka, kai procesas specifinis, standartinė programa per sudėtinga ar per brangi, o svarbu, kad sistema atitiktų jūsų darbą.
Kaip gali atrodyti trečias kelias, galite pamatyti demonstracinėje sandėlio ir gamybos sistemoje, kurioje atsargos, gamyba ir pardavimai sujungti į vieną vietą.