Kai kalbama apie automatizavimą, dažniausiai klausiama, kiek jis kainuos. Rečiau klausiama, kiek kainuoja nieko nekeisti. Rankinis darbas sąskaitose neatsiranda kaip atskira eilutė, todėl atrodo nemokamas, nors už jį kas mėnesį mokate darbo užmokesčiu. Žemiau aprašiau, kaip tą sumą suskaičiuoti per pusvalandį.
1. Surašykite pasikartojančius darbus
Ne visus darbus, o tik tuos, kurie kartojasi ir kiekvieną kartą vyksta pagal tą pačią tvarką: savaitinė pardavimų ataskaita, sąskaitų suvedimas iš el. laiškų, likučių suderinimas, duomenų kopijavimas iš vienos programos į kitą. Jei darbas kaskart skiriasi ir reikalauja žmogaus sprendimų, jį automatizuoti sunku, todėl į sąrašą jo netraukite.
2. Išmatuokite laiką, o ne spėkite
Paklaustas, kiek laiko užtrunka ataskaita, žmogus dažniausiai pasako, kiek ji užtrunka gerą dieną. Tikslesnis būdas: dvi savaites kiekvieną kartą užsirašyti, kiek minučių darbas užtruko. Užtenka paprastos lentelės:
| Data | Darbas | Kas atliko | Minutės | Pastabos |
|---|---|---|---|---|
| 2026-09-21 | Savaitinė pardavimų ataskaita | Vadybininkas | 95 | Trūko vieno eksporto, teko laukti |
| 2026-09-22 | Sąskaitų suvedimas | Buhalterė | 40 |
Pastabų stulpelis svarbesnis, nei atrodo. Jame matyti, kur darbas stringa: laukiama duomenų, taisomos klaidos, ieškoma, kuri failo versija naujausia.
3. Suskaičiuokite valandos kainą
Paimkite to žmogaus mėnesio darbo užmokestį kartu su darbdavio mokesčiais ir padalinkite iš darbo valandų per mėnesį. Dirbant visu etatu tai maždaug 165 valandos. Jei darbe dalyvauja keli žmonės, skaičiuokite kiekvieną atskirai: vadovo valanda, praleista tikrinant ataskaitą, kainuoja daugiau nei specialisto.
4. Sudauginkite
Mėnesio kaina yra valandos per mėnesį, padaugintos iš valandos kainos. Susumuokite visus sąrašo darbus ir gausite sumą, kurią įmonė kas mėnesį moka už tai, kad procesai liktų rankiniai.
Jei nenorite skaičiuoti ranka, darbus galite surašyti automatizavimo naudos skaičiuoklėje. Ji susumuoja laiką ir įvertina, kurią jo dalį galima automatizuoti.
5. Pridėkite tai, ko lentelėje nematyti
- Klaidos. Kiek kartų per metus ataskaitoje buvo neteisingas skaičius ir ką tai kainavo: grąžintą užsakymą, per vėlai pastebėtą trūkumą, pakartotinį darbą.
- Laukimas. Jei sprendimas priimamas tik gavus ataskaitą, kiekviena vėlavimo diena atideda ir sprendimą.
- Priklausomybė nuo vieno žmogaus. Kai procesą moka atlikti tik vienas darbuotojas, jo atostogos ar liga sustabdo darbą.
Šių dalykų tiksliai nesuskaičiuosite, bet verta juos bent įvardyti. Dažnai būtent jie, o ne sugaištos valandos, yra tikroji priežastis keisti procesą.
6. Nesitikėkite, kad dings visas laikas
Sąžiningas skaičiavimas turi ir kitą pusę. Automatizuotą ataskaitą vis tiek reikės atsidaryti, peržiūrėti ir kartais sutvarkyti išimtį, kurios taisyklės nenumatė. Todėl į sutaupymą įtraukite ne visą laiką, o tik tą dalį, kuri tikrai išnyks: kopijavimą, formatavimą, lentelių sujungimą ir tikrinimą ranka. Peržiūros laiką palikite.
7. Palyginkite su automatizavimo kaina
Atsipirkimo laiką mėnesiais gausite padalinę automatizavimo kainą iš mėnesio sutaupymo. Prie vienkartinės kainos pridėkite ir priežiūrą: jei pasikeis apskaitos programos eksportas ar atsiras naujas skyrius, sprendimą reikės pakoreguoti. Kas lemia pačią automatizavimo kainą, aprašiau straipsnyje kas lemia Excel automatizavimo kainą.
Jei sprendimas atsiperka per kelis mėnesius, pasirinkimas paprastai aiškus. Jei per kelerius metus, pradėkite nuo tos dalies, kuri atima daugiausia laiko, arba pirmiausia sutvarkykite pačius duomenis, kad rankinis darbas bent sutrumpėtų. Kartais užtenka Power Query užklausos, kurią galite susikurti ir patys.
Skaičiavimas, kurį verta turėti prieš pokalbį
Jei nuspręsite kreiptis į specialistą, šis skaičiavimas sutaupo laiko abiem pusėms. Iš jo iš karto matyti, kuris darbas brangiausias, nuo ko pradėti ir kokia suma dar yra prasminga. Dalintis tiksliais atlyginimais nereikia: užtenka valandų ir to, kas darbą atlieka.