Atsargų valdymo tikslas paprastas: turėti tiek prekių ir medžiagų, kad netrūktų, bet ir nelaikyti per daug pinigų lentynose. Praktikoje tam naudojami keli metodai, kurių kiekvienas atsako į skirtingą klausimą. Šiame straipsnyje juos aprašau taip, kaip jie pritaikomi nedidelėje įmonėje, dažnai dar su Excel.
| Metodas | Į kokį klausimą atsako |
|---|---|
| ABC analizė | Kurioms prekėms skirti daugiausia dėmesio? |
| XYZ analizė | Kurių prekių paklausą galima numatyti? |
| Min ir max | Kada užsakyti ir iki kiek papildyti? |
| Užsakymo taškas | Koks likutis yra signalas užsakyti? |
| Periodinis užsakymas | Kiek užsakyti, kai užsakoma nustatytomis dienomis? |
| FIFO ir FEFO | Kurią partiją išduoti pirmą? |
| Ciklinė inventorizacija | Kaip palaikyti teisingus likučius be didelės inventorizacijos? |
ABC analizė: kur yra pinigai
Dažniausiai nedidelė dalis prekių sudaro didžiąją dalį atsargų vertės ar pardavimų. ABC analizė prekes suskirsto į tris grupes:
- A: prekės, sudarančios apie 80 % metinės vertės. Jų paprastai nedaug, ir jas verta stebėti kas savaitę.
- B: kitos apie 15 %.
- C: likę apie 5 %. Jų daugiausia, bet kiekviena atskirai mažai svarbi.
Ribos 80, 15 ir 5 yra įprastos, bet ne privalomos. Excel ją galima atlikti taip:
- Kiekvienai prekei apskaičiuokite metinę vertę: parduotas kiekis kart savikaina.
- Surikiuokite nuo didžiausios.
- Šalia apskaičiuokite sukauptą dalį. Jei vertės yra C stulpelyje nuo 2 eilutės:
=SUM($C$2:C2)/SUM($C:$C). - Priskirkite grupę:
=IF(D2<=0,8;"A";IF(D2<=0,95;"B";"C")).
Rezultatas dažnai parodo, kad didžiąją dalį laiko užima C grupės prekės, o A grupės prekės užsakomos „iš akies“.
XYZ analizė: ar paklausa pastovi
XYZ analizė prekes skirsto pagal tai, kiek svyruoja jų pardavimai per mėnesius. X prekės parduodamos panašiai kiekvieną mėnesį, Y svyruoja ar turi sezoną, Z parduodamos retai ir nenuspėjamai. Ji dažniausiai matuojama variacijos koeficientu: mėnesinių pardavimų standartiniu nuokrypiu, padalytu iš vidurkio.
Kartu su ABC ji padeda nuspręsti, kur automatinis papildymas veiks gerai (AX prekės), o kur sprendimą verta palikti žmogui (AZ prekės).
Min ir max
Kiekvienai prekei nustatomi du skaičiai: minimalus likutis ir maksimalus likutis. Kai likutis nukrenta iki min, užsakoma tiek, kad pasiektų max. Metodas paprastas ir lengvai suprantamas sandėlyje, todėl jis dažnai naudojamas pirmiausia.
Silpnoji vieta yra ta, kad min ir max dažnai nustatomi vieną kartą ir neperžiūrimi, nors pardavimai ir tiekimo terminai pasikeitė. Tada vienų prekių nuolat trūksta, o kitos guli mėnesiais.
Užsakymo taškas ir saugos atsarga
Užsakymo taškas yra min, apskaičiuotas, o ne nustatytas iš akies: vidutinis dienos poreikis, padaugintas iš tiekimo dienų, plius saugos atsarga netikėtumams. Jis keičiasi kartu su pardavimais ir tiekėjo terminais. Formulę ir pavyzdžius aprašiau atskirame straipsnyje užsakymo taškas ir saugos atsarga: kaip juos nustatyti, o skaičiuoklė yra čia.
Periodinis užsakymas
Kai tiekėjas priima užsakymus ar pristato nustatytomis dienomis, pavyzdžiui, kas antrą pirmadienį, patogiau ne laukti užsakymo taško, o kiekvieną kartą papildyti iki tikslinio lygio. Tikslinis lygis turi padengti poreikį iki kito pristatymo ir tiekimo laiką, plius saugos atsargą:
Užsakyti = tikslinis lygis − dabartinis likutis − jau užsakyta
Šis metodas paprastina darbą su tiekėjais ir leidžia sujungti kelias prekes į vieną užsakymą, bet reikalauja kiek didesnės saugos atsargos, nes tarp užsakymų likutis netikrinamas.
FIFO ir FEFO
FIFO (first in, first out) reiškia, kad pirmiausia išduodama anksčiausiai gauta partija. FEFO (first expired, first out) reiškia, kad pirmiausia išduodama ta, kurios galiojimas baigiasi anksčiausiai. Maisto, kosmetikos ir chemijos prekėms svarbesnis FEFO. Abu metodai veikia tik tada, kai likučiai sekami pagal partijas, o ne tik bendru kiekiu.
Ciklinė inventorizacija
Vietoje vienos didelės inventorizacijos per metus kiekvieną savaitę suskaičiuojama dalis prekių. A grupės prekės skaičiuojamos dažniau, C rečiau. Taip klaidos randamos anksčiau, o sandėlio nereikia uždaryti dienai. Apie dažniausias likučių klaidų priežastis rašiau straipsnyje kaip sekti sandėlio likučius be klaidų.
Nuo ko pradėti
- Atlikite ABC analizę pagal praėjusių metų duomenis.
- A grupės prekėms apskaičiuokite užsakymo tašką ir saugos atsargą.
- Suraskite prekes, kurios nejudėjo daugiau nei pusę metų. Kaip tai padaryti ir kiek jos kainuoja, aprašiau straipsnyje nejudančios atsargos.
- Kartą per ketvirtį perskaičiuokite.
Visa tai galima atlikti Excel. Kai prekių šimtai ar tūkstančiai, o skaičiai turi atsinaujinti kiekvieną dieną pagal tikrus judėjimus, tai patogiau daryti sandėlio valdymo sistemoje, kuri pati parodo, ką metas užsakyti.