Į klausimą „kiek kainuoja ERP“ sąžiningas atsakymas yra „priklauso“, bet tai nepadeda planuoti biudžeto. Šiame straipsnyje surašiau, kas konkrečiai lemia individualios ERP tipo sistemos kainą, kuo ji skiriasi nuo gatavo ERP kainodaros ir ką paruošti, kad pasiūlymą gautumėte greitai ir be spėlionių.
Jei dar sprendžiate, ar ERP jums apskritai reikia, pirmiausia perskaitykite kas yra ERP sistema ir ar jos reikia mažai įmonei.
Kas lemia kainą
1. Kiek sričių sistema apima
Didžiausią įtaką turi modulių skaičius. Sandėlio likučiai, užsakymai, gamyba, pirkimai ir ataskaitos yra atskiros dalys, kurių kiekviena turi savo ekranus, taisykles ir duomenis. Sistema iš dviejų modulių kainuoja mažiau nei iš penkių, o mažai įmonei dažnai užtenka dviejų ar trijų.
2. Kiek jūsų procesas skiriasi nuo įprasto
Paprastas užsakymas „priimtas, surinktas, išsiųstas“ sukuriamas greitai. Užtrunka tai, kas būdinga būtent jūsų įmonei: dalinės siuntos, užsakymai su keliais gamybos etapais, kainos, priklausančios nuo kliento ir kiekio, partijos su galiojimo datomis. Kiekviena tokia taisyklė yra papildomas darbas, bet dažnai būtent dėl jų gatavas sprendimas ir netinka.
3. Integracijos
Sistema, kuri keičiasi duomenimis su kitomis programomis, kainuoja daugiau nei veikianti atskirai. Dažniausios integracijos:
- apskaitos programa, į kurią keliauja sąskaitos ar prekių judėjimai;
- el. parduotuvė, iš kurios ateina užsakymai;
- kurjerių sistemos siuntų lipdukams.
Kaina priklauso nuo to, ar programa turi API. Jei turi, ryšys kuriamas kartą ir veikia automatiškai. Jei ne, dažnai lieka reguliarus failų eksportas ir importas, kuris pigesnis, bet ne visiškai automatinis.
4. Senų duomenų perkėlimas
Prekių sąrašas, klientai ir likučiai iš Excel failų retai būna tvarkingi. Dublikatai, skirtingai užrašyti pavadinimai ir trūkstami kodai turi būti sutvarkyti prieš perkeliant. Kuo daugiau failų ir kuo jie netvarkingesni, tuo daugiau darbo. Kaip tai vyksta, aprašiau straipsnyje kaip pereiti nuo Excel prie sistemos ir neprarasti duomenų.
5. Vartotojai, teisės ir ataskaitos
Kai sistemą naudoja keli skyriai, reikia skirtingų teisių: sandėlininkas nemato kainų, vadybininkas nekeičia likučių. Kiekviena ataskaita, kurios reikia vadovui, taip pat yra atskiras darbas. Pačių vartotojų skaičius individualioje sistemoje kainą keičia mažiau, nes nėra licencijos mokesčio už kiekvieną žmogų.
6. Talpinimas ir palaikymas
Sistema turi kur nors veikti, o duomenys turi būti saugomi ir kopijuojami. Tai yra nuolatinė, nors ir nedidelė, išlaida. Palaikymas, pakeitimai ir naujos funkcijos po paleidimo aptariami atskirai.
Individuali sistema ir gatavas ERP: kaip skiriasi kainodara
| Gatavas ERP | Individuali sistema | |
|---|---|---|
| Pradinė kaina | Diegimas ir pritaikymas | Kūrimas pagal apimtį |
| Nuolatinė kaina | Licencija, dažnai už kiekvieną vartotoją | Talpinimas ir palaikymas |
| Kas keičia kainą | Vartotojų ir modulių skaičius | Modulių skaičius ir proceso sudėtingumas |
| Pritaikymas | Ribotas tiekėjo galimybių | Pagal jūsų procesą |
| Kam priklauso kodas | Tiekėjui | Jums |
Gatavas ERP ne visada brangesnis ar pigesnis. Jei jūsų procesas įprastas ir sistema tinka beveik be pakeitimų, ji gali būti geresnis pasirinkimas. Jei tenka keisti procesą pagal programą arba mokėti už pritaikymus, kurių kiekvienas tampa atskiru projektu, individuali sistema dažnai atsieina mažiau per kelerius metus.
Kaina, kurią lengva pamiršti
Nepriklausomai nuo to, ką renkatės, įmonė pati skiria laiko:
- žmonės paaiškina, kaip dirba dabar, ir patikrina pirmas versijas;
- kažkas sutvarko senus duomenis ar bent patvirtina, kurie teisingi;
- darbuotojai mokosi naujos sistemos, o pirmos savaitės būna lėtesnės.
Šis laikas į pasiūlymą neįeina, bet jį verta suplanuoti.
Kaip sumažinti riziką
- Pradėkite nuo vienos srities. Ten, kur dabar prarandama daugiausia laiko ar daroma daugiausia klaidų. Kai pirmas modulis veikia, aiškiau, ko reikia toliau.
- Apimtis prieš kainą. Prieš kiekvieną etapą turi būti aišku, kas bus padaryta ir kas ne. Tada kaina neauga eigoje.
- Kodas ir duomenys priklauso jums. Tada sistemą vėliau gali tobulinti ir kitas programuotojas.
Ką paruošti, kad gautumėte pasiūlymą
Pasiūlymą galima parengti greičiau, kai žinoma:
- Kokios veiklos sritys turi būti sistemoje ir kuri yra svarbiausia.
- Kaip tai daroma dabar: kokie failai, programos ir kas juos pildo.
- Su kokiomis programomis sistema turi keistis duomenimis.
- Kiek žmonių ją naudos ir kokios jiems reikės teisės.
- Kokių ataskaitų reikia vadovui.
Panašiai skaičiuojama ir mažesnių projektų kaina. Apie Excel automatizavimą rašiau atskirai: kas lemia Excel automatizavimo kainą.