Sandėlyje beveik visada yra prekių, kurios guli mėnesių mėnesius: likusios po baigto užsakymo, nupirktos didesne partija dėl nuolaidos ar tapusios nebereikalingos pakeitus gaminį. Kol jos guli, jose įšaldyti pinigai, kurių negalima panaudoti kitiems pirkimams. Šiame straipsnyje aprašau, kaip tokias atsargas rasti, kaip įvertinti, kiek jos kainuoja, ir ką su jomis daryti.
Kas laikoma nejudančia atsarga
Vieno teisingo termino nėra. Riba priklauso nuo to, kaip greitai jūsų prekės paprastai juda. Praktiškai patogu turėti dvi ribas:
| Būsena | Pavyzdinė taisyklė | Ką reiškia |
|---|---|---|
| Lėtai judanti | Neišduota 90 dienų | Verta peržiūrėti, ar neperkama per daug |
| Nejudanti | Neišduota 180 dienų | Pinigai įšaldyti, reikia sprendimo |
Greitai gendančioms ar sezoninėms prekėms ribos turi būti trumpesnės, o atsarginėms dalims, kurių reikia retai, bet būtinai, ilgesnės. Svarbu, kad taisyklė būtų užrašyta ir vienoda visiems, o ne priklausytų nuo to, kas šiandien žiūri į sąrašą.
Kaip rasti nejudančias atsargas Excel
Tam reikia judėjimų lapo, kuriame kiekvienas pajamavimas ir išdavimas įrašytas atskira eilute su data. Jei likučius sekate tik vienu skaičiumi langelyje, pirmiausia perskaitykite, kaip sekti sandėlio likučius be klaidų, nes be judėjimų paskutinio išdavimo datos nesužinosite.
Turint lentelę „Judėjimai“ su stulpeliais Data, Kodas, Judėjimas ir Kiekis, prekių lentelėje užtenka keturių stulpelių.
Paskutinio išdavimo data:
=MAXIFS(Judėjimai[Data];Judėjimai[Kodas];[@Kodas];Judėjimai[Judėjimas];"išdavimas")
Kiek dienų prekė nejudėjo. Jei prekė niekada nebuvo išduota, MAXIFS grąžina 0, todėl tokiu atveju skaičiuojama nuo pirmo pajamavimo:
=TODAY()-IF([@[Paskutinis išdavimas]]=0;MINIFS(Judėjimai[Data];Judėjimai[Kodas];[@Kodas]);[@[Paskutinis išdavimas]])
Įšaldyta suma:
=[@Likutis]*[@Savikaina]
Būsena pagal jūsų ribas:
=IFS([@Likutis]<=0;"";[@[Dienos be judėjimo]]>=180;"Nejudanti";[@[Dienos be judėjimo]]>=90;"Lėtai judanti";TRUE;"")
Surikiavus lentelę pagal įšaldytą sumą nuo didžiausios, iš karto matyti, nuo kurių prekių pradėti. Dažniausiai nedidelė dalis prekių sudaro didžiąją dalį įšaldytų pinigų, todėl nebūtina iš karto spręsti viso sąrašo.
Kiek nejudančios atsargos kainuoja
Kaina susideda iš dviejų dalių.
Įšaldyti pinigai. Tai likutis, padaugintas iš savikainos. Šie pinigai jau išleisti, ir kol prekė neparduota, jų negalima panaudoti kitiems pirkimams.
Laikymo kaštai. Tai, ką mokate kiekvienais metais, kol prekė guli:
- sandėlio vieta, kurią prekė užima;
- finansavimo kaina, jei pirkimai finansuojami paskola ar kredito linija;
- draudimas;
- inventorizacijos ir perkėlimų darbas;
- prekės vertės mažėjimas: pasenimas, galiojimo pabaiga, pažeidimai.
Kiek laikymas kainuoja procentais nuo vertės, kiekvienai įmonei skiriasi, todėl geriausia jį įvertinti pagal savo sandėlio nuomą ir finansavimo kainą. Iliustracijai, su sugalvotais skaičiais: jei nejudančių prekių vertė 10 000 €, o laikymo kaštus įvertinate 15 % per metus, tos prekės kasmet kainuoja dar 1 500 € papildomai, net jei niekas jų neliečia.
Ką daryti su rastomis prekėmis
Pradėkite nuo brangiausių pozicijų ir kiekvienai pasirinkite vieną sprendimą:
- Perkelti. Jei turite kelis sandėlius ar parduotuves, prekė kitur gali judėti greičiau.
- Panaudoti kitaip. Medžiaga, kurios nebereikia vienam gaminiui, gali tikti kitam.
- Grąžinti tiekėjui. Kai kurie tiekėjai priima nepanaudotas prekes atgal, kartais su nedideliu mokesčiu.
- Parduoti su nuolaida. Mažesnė kaina dažnai geriau nei dar metai lentynoje.
- Nurašyti. Kai prekės nebegalima nei parduoti, nei panaudoti. Tai daroma kartu su buhalteriu.
Svarbiausia, kad sprendimas būtų priimtas ir užrašytas. Sąrašas, kuris peržiūrimas kas mėnesį ir kuriame niekas nesikeičia, tik atitraukia dėmesį.
Kaip neleisti joms kauptis
Nejudančios atsargos dažniausiai atsiranda ne sandėlyje, o pirkimuose. Keli įpročiai padeda jų nedaugėti:
- užsakymo kiekį skaičiuokite pagal tikrą sunaudojimą, o ne pagal tai, kiek pirkta praėjusį kartą. Kaip tai padaryti, aprašiau straipsnyje užsakymo taškas ir saugos atsarga;
- prieš pasinaudodami tiekėjo nuolaida už didesnį kiekį, paskaičiuokite, kiek laiko tas kiekis gulės;
- pakeitus gaminio sudėtį ar nustojus jį gaminti, iš karto peržiūrėkite medžiagas, kurių nebereikės;
- lėtai judančias prekes peržiūrėkite kas mėnesį, kol jos dar netapo nejudančiomis.
Kada Excel nebeužtenka
Aprašytas būdas gerai veikia, kol judėjimai įrašomi laiku ir prekių yra šimtai. Kai prekių tūkstančiai, sandėliai keli, o judėjimų lapas auga dešimtimis tūkstančių eilučių, formulės sulėtėja, o sąrašą reikia perskaičiuoti rankomis. Tada patogiau, kai sistema pati kasdien priskiria kiekvienai prekei būseną ir parodo įšaldytą sumą.
Kaip tai gali atrodyti, galite pamatyti demonstracinėje sandėlio ir gamybos sistemoje. Joje kiekviena prekė priskiriama vienai iš penkių būsenų, nuo kritinio iki nejudančio likučio, o šalia matyti, kiek pinigų laikoma kiekvienoje. Įmonė ir duomenys joje išgalvoti. Kokią sistemą galima sukurti jūsų sandėliui, aprašiau puslapyje apie sandėlio valdymo sistemą.