Kai klausiate, kiek kainuos automatizuoti savaitinę ataskaitą, sąžiningas atsakymas yra „priklauso nuo apimties“. Tai tiesa, bet planuojant biudžetą tokia frazė nepadeda. Todėl žemiau surašiau, kas iš tikrųjų keičia kainą, kad galėtumėte bent apytiksliai įvertinti savo situaciją dar prieš pokalbį.
1. Kiek duomenų šaltinių
Vienas failas, kurį kas savaitę atsiunčia kolega, ir penki eksportai iš apskaitos programos, el. parduotuvės bei CRM yra du skirtingi darbai. Kiekvienas šaltinis turi savo struktūrą, savo klaidas ir savo būdą, kaip pasikeisti be įspėjimo. Kaina auga ne tiek dėl duomenų kiekio, kiek dėl šaltinių skaičiaus.
2. Kokios būklės duomenys
Tvarkinga lentelė, kurioje viena eilutė yra vienas įrašas, o stulpeliai visada tie patys, yra geriausias atvejis. Sujungti langeliai, keli antraščių lygiai, ranka rašytos pastabos skaičių stulpelyje ir tuščios eilutės tarp blokų reiškia, kad prieš automatizavimą duomenis pirmiausia reikia sutvarkyti.
Dalį šio darbo galite atlikti patys: apie tai rašiau straipsnyje kaip sujungti kelis Excel failus į vieną lentelę.
3. Kaip dažnai procesas kartojasi
Darbas, atliekamas kartą per metus, retai vertas automatizavimo. Kas savaitę ar kas dieną kartojamas procesas atsiperka greitai, bet kartu reikalauja daugiau patikimumo: jei ataskaita ruošiama kiekvieną pirmadienį, ji negali sugesti tada, kai jūsų nėra.
4. Kiek žmonių naudosis
Sprendimas vienam žmogui gali būti paprastas. Kai juo naudosis visa komanda, reikia aiškių instrukcijų, apsaugotų langelių, duomenų tikrinimo ir numatytų atvejų, kai kas nors įrašo ne tai, ko tikėtasi. Tai ne papildomas gražumas, o dalis, kuri lemia, ar sprendimas veiks po pusmečio.
5. Ar reikia jungtis prie kitų sistemų
Jei duomenis galima gauti CSV ar Excel eksportu, darbas paprastas. Jei reikia jungtis prie sistemos per API, kaina priklauso nuo to, ar ta sistema turi dokumentaciją, ar leidžia sukurti prieigą ir kiek duomenų per kartą atiduoda. Prieš pasiūlymą tai visada pasitikrinu, nes čia slypi didžiausi netikėtumai.
6. Ar procesas aiškus
Didžiausia nematoma kainos dalis yra ne programavimas, o išsiaiškinimas. Dažnai paaiškėja, kad procesas niekur neaprašytas ir šiek tiek skiriasi priklausomai nuo to, kas jį atlieka. Tada pirmiausia reikia susitarti, kaip teisingai, o tik paskui tai automatizuoti. Jei procesas jūsų galvoje jau aiškus ir vienodas, darbas pigesnis.
7. Kokio patikimumo reikia
Yra skirtumas tarp pagalbininko sau ir proceso, kuriuo remiasi visa įmonė. Antruoju atveju reikia klaidų apdorojimo, patikrų, ar duomenys pilni, ir aiškaus pranešimo, kai kas nors nepavyko. Tai kainuoja, bet tik tiek, kiek verta jūsų ramybė.
Kas kainą mažina
- Vienas sprendimų priėmėjas. Kai dėl kiekvienos detalės reikia derinti su keliais žmonėmis, darbas ilgėja.
- Pavyzdiniai failai iš karto. Realūs duomenys parodo tai, ko nepasako joks aprašymas.
- Sutikimas šiek tiek keisti procesą. Kartais vienas sutartas formatas sutaupo daugiau nei sudėtingas sprendimas, kuris prisitaiko prie visų išimčių.
- Pradžia nuo mažiausios naudingos versijos. Pirmiausia tai, kas atima daugiausia laiko, o likusia dalimi galima pasirūpinti vėliau.
Kaip pasitikrinti, ar verta
Suskaičiuokite, kiek valandų per mėnesį tas darbas atima ir kiek jūsų įmonei kainuoja viena tokio darbo valanda. Padauginkite ir gausite sumą, kurią mokate kas mėnesį už tai, kad procesas liktų rankinis. Palyginkite ją su vienkartine automatizavimo kaina. Jei atsipirkimas skaičiuojamas mėnesiais, sprendimas paprastai akivaizdus. Jei metais, verta pradėti nuo mažesnės dalies.
Prie šios sumos pridėkite ir tai, ko lentelėje nesimato: klaidas, kurios pastebimos per vėlai, ir sprendimus, kurie vėluoja, nes ataskaita dar neparuošta.
Kodėl svetainėje nėra kainoraščio
Tas pats prašymas „sutvarkyti ataskaitą“ vienoje įmonėje yra kelių valandų darbas, kitoje kelių savaičių. Kainoraštis tokiu atveju arba klaidina, arba apsidraudžiant rodo per didelį skaičių. Todėl po pirmo pokalbio pateikiu pasiūlymą konkrečiai jūsų situacijai: kas bus padaryta, per kiek laiko ir už kokią kainą. Kaina sutariama prieš pradedant darbą.